l'organisation d'un évènement: le bal des terminales.

Faute de pouvoir vous présenter un projet dans le multimédia en particulier, je tiens à vous détailler un des projets évènementiels dans lequel je me suis largement impliqué: le bal des terminales de mon ancien lycée.
Pourquoi? Parce que je considère tout aussi essentiel de savoir gérer un projet en matière de démarche, de délai, de budget...  Or, il est vrai que nous aurons également à gérer des projets dans le secteur du multimédia, s'agissant d'une branche de la communication...

Au lycée André Malraux de Biarritz, la tradition veut qu’un bal soit organisé chaque année pour les nouveaux bacheliers. En 2007, c’est avec une déception réelle que les élèves apprennent le désintérêt du nouveau proviseur, quant à l’organisation de cet évènement tant attendu. Cette nouvelle arrivant trop tardivement, il nous a été impossible de

l’organiser efficacement et à temps, cette année là.

Membre du conseil d’administration en 2008 , l’année de ma terminale, je lançais le sujet dès les premières réunions, mais sans résultat, ni réaction. Etant donnée l’immanence des évènements et des personnes réticentes, je décidais de faire avancer le projet. En octobre 2007, j’envoyais une lettre au maire, lui demandant son autorisation pour  louer la salle des ambassadeurs du Casino municipal de Biarritz en fin juin. Une semaine plus tard, je reçus sa réponse positive, et d’autant plus généreuse qu’il nous déchargeait des frais de location. Cette réponse positive a marqué le début de l’organisation collective du projet, mais surtout l’implication de personnes volontaires pour le tirer et le mener à bout.

Par la suite nous avons éluder la question de la personne morale, responsable sur le plan juridique: il a fallu plusieurs semaines avant de nous décider, étant donné l’enjeu de la responsabilité en cas de dégât. Finalement, c’est le  Foyer Socio-Educatif qui s’est porté volontaire. Cette étape a permis de signer le contrat de location, de fixer la date au  30 juin 2008. La licence 2 était incluse dans le contrat de location, nous permettant de distribuer des alcools doux tels que les bières, la sangria, et le punch, compte tenu de la présence de mineurs lors de la soirée.

Un autre point était également essentiel pour continuer: le budget. Tout d’abord, aucune ressource ne pouvait  Enfin, le nombre de personnes présentes évalué à trois-cent-cinquante, une équipe de quatre agents de sécurité était nécessaire pour neutraliser tout débordement. Nous avons commandé des bracelets vinyle fluo, afin d’identifier les  invités et de refouler tout intrus.

La soirée du 30 juin a démarré à 20 heures, pour se terminer à 00h30, nous donnant une demie heure pour débarrasser la salle. Elle s’est déroulée sans encombre. Dans un cadre idéal, avec vue sur la plage et sur le coucher de soleil, les anciens lycéens, habillés sur leur trente-et-un, se sont félicités de ce bal.

nous être adressée de la part du lycée, selon le proviseur, ni même du Foyer Socio-Educatif dont les comptes n’étaient pas très clairs. L’heure était donc à l’économie...Heureusement, après avoir obtenue la salle du Casino gratuitement, le père d’une élève s’est proposé pour faire Disc Jockey bénévolement. Il a également négocié avec des connaissances afin de nous délivrer des frais de SASEM relatifs à la diffusion de musique lors d’évènements publics. Toujours pour l’animation de la soirée, j’ai demandé à des amis danseurs de présenter bénévolement un spectacle de hip hop. En

parallèle, nous avons mis en place une élection de Miss et Mister Malraux se déroulant au cours de la soirée. On leur a délivré symboliquement un diplôme et une rose.

Dans un souci d’économie, nous n’avons pas fait appel à un traiteur mais au chef de la cantine du lycée.De même, nous nous sommes arrangés pour acheter un stock de boissons à des fournisseurs qui reprennent les restes invendus.